わかりやすい！Salesforceの取引先をエクスポートする方法

取引先をエクスポートをする方法で一番簡単な方法はレポートから取得するやり方です。

本記事では、Salesforce内に入力してある取引先をレポートを用いてエクスポートする方法を解説します！

レポートを使用して取引先のエクスポートってどうやって実施するの？

以下の1～5の手順を進めていくことでレポートを使用して取引先のエクスポートをすることができます。

※取得したい条件の取引先などのレポートがない場合は作成することが必要です。

　今回はレポートがある前提で解説を進めていきます。

1.レポートを開く

　まず、Salesforceにログインしてエクスポートしたいレポートを開きます。

　Salesforceのメニューから「レポート」タブをクリックし、エクスポートしたいレポートを選びます。

2.エクスポートオプションをクリックする

レポートが表示されたら、画面の右上にある「▼」アイコンをクリックします。

　※「▼」アイコンは「アクション」メニューを開くためのものです。

「アクション」メニューが開いたら、「エクスポート」を選択します。

この操作で、エクスポートオプションのウィンドウが表示されます。

3.フォーマットを選択する

エクスポートオプションのウィンドウでは、エクスポートしたいフォーマットを選択します。

フォーマットは「フォーマット済みレポート」と「詳細のみ」を選択することができます。

3-1.フォーマット済みレポートとは？

Salesforceで表示されるレポートの見た目をそのままエクスポートしたものです。

具体的には、レポート内のデータの整列、色付け、グループ化など、レポートの視覚的なフォーマットを保持した状態でエクスポートすることができます。

フォーマット済みレポートの特徴

• 見た目がそのまま: Salesforce上で見たレポートの形式がそのままエクスポートされるため、視覚的に分かりやすい。
• 整形が不要: Excelなどで開いたときに、データを再度整形する手間が省けます。
• フォーマット保持: グループ化されたデータや色付けなどの視覚的な要素がそのまま保持されます。

注意点

• ファイル形式: フォーマット済みレポートは主にExcel形式（.xlsx）でエクスポートされます。
• サイズ制限: レポートのデータ量が多い場合、エクスポートに時間がかかることがあります。

実際の使用方法

例として、営業チームの月次報告書をエクスポートする場合、フォーマット済みレポートを選ぶと、Salesforceで作成したレポートの見た目をそのままExcelファイルにして他のメンバーと共有できます。

視覚的に見やすいので、他のメンバーも内容を理解しやすくなります。

3-2.詳細のみとは？

「詳細のみ」とは、レポート内のデータそのものだけをエクスポートする方法です。

このオプションを選ぶと、レポートの見た目（フォーマットやグループ化、色付けなど）は無視され、純粋なデータだけがエクスポートされます。

詳細のみの特徴

• データのみ: レポートのデータそのものがエクスポートされます。視覚的なフォーマットは含まれません。
• シンプルな形式: エクスポートされたファイルはシンプルなテーブル形式になります。
• 再利用しやすい: シンプルなデータ形式なので、他のシステムへのインポートやデータ解析に適しています

使用できるファイル形式

• CSV形式 (.csv): テキストファイルで、カンマで区切られたデータが含まれます。
• Excel形式 (.xls): Microsoft Excelで開くことができます。データを表形式で表示します。

注意点

• 視覚的な要素は含まれない: フォーマットやグループ化などの視覚的な要素は含まれません。

実際の使用方法

例として、データ分析チームがSalesforceのデータを使って独自の分析を行う場合、「詳細のみ」を選んでエクスポートします。

これにより、分析ツールやスプレッドシートソフトで簡単に取り扱えるシンプルなデータセットを取得することができ、他のシステムにデータを入れる場合やデータの加工をしてデータローダなどで一括で入力するためのデータを作成することなどができます。

4.エクスポートを実行

設定が完了したら、「エクスポート」をクリックします。

レポートのエクスポートが実行され、指定した形式でファイルがダウンロードされます。

5.ファイルを確認

ダウンロードされたファイルを開いて、内容が正しくエクスポートされているかを確認します。

これで取引先のデータのエクスポートは完了です。

まとめ｜わかりやすい！Salesforceの取引先をエクスポートする方法

本記事では、Salesforceに入力してある取引先をレポートを用いてエクスポートする方法を解説しました。

以上がSalesforceでレポートをエクスポートする基本的な手順になります。

こちらの方法を応用すれば、取引先以外のデータも初心者の方でも、これに従って操作すれば簡単にレポートをエクスポートすることができます。