Salesforceを使い始めてからずいぶん経つけど、このまま何もしなくて大丈夫？
そんな悩みを抱えるシステム管理者の方にはSalesforce Optimizerをおすすめします！
Salesforce Optimizerは、Salesforce組織を効率的かつ効果的に管理するための強力なツールです。
この記事ではOptimizerの主要な機能とその使い方について解説し、組織のパフォーマンスを最大化するための最善の方法を紹介します。
Salesforce Optimizerで組織を改善する
Salesforce Optimizerとは？
Salesforce Optimizerは、組織の状態を診断し、改善すべきポイントを可視化するツールです。
ストレージ、項目、Apexのようなカスタムコードなど、50を超えるカテゴリにわたり、組織のメタデータを分析します。
特に古い項目や未使用のレポートを特定する機能が組織のクリーンアップに役立ちます。
なぜSalesforce Optimizerが必要なのか？
Salesforce組織は、時間と共に無秩序になりがちです。
業務の規模の拡大や変化に合わせて様々なカスタマイズを追加することで、いつの間にか使われなくなった機能はないでしょうか？
Salesforce Optimizerは、不要な項目やオートメーションを削減し、ユーザーの利便性を向上させるための具体的なアクションを提案します。
これにより、組織のパフォーマンスを最適化し、ユーザーの満足度を高めることができます。
Salesforce Optimizerの主要機能
ストレージと項目の最適化
Salesforce Optimizerは、組織内で使用されていないカスタム項目や、必要以上に多くの項目が設定されているオブジェクトを特定します。
ページレイアウト上にある不要な項目のせいで必要な項目になかなかアクセスできなくなっていませんか？
項目がたくさんありすぎてSalesforceに入力するだけで大変なのに、項目の半分はもう使ってない…
業務の変化である項目が不要になったり、「念のため」で用意していた項目が運用方法の変化によって入力されなくなることはよくあります。
組織の整理整頓を進めて、重要なデータに迅速にアクセスできるようにしましょう。
オートメーションの整理
過剰なオートメーションは、システムパフォーマンスの低下を招く原因となります。
一つのオブジェクトに複数のトリガーが実装されているせいで想定どおりに処理されなかったり、大量の入力規則や自動入力のせいでパフォーマンスが落ちていたりしませんか？
Salesforce Optimizerは、不要なワークフロールールやトリガーを見つけ出し、シンプルなプロセスを維持するための改善策を提示します。
最新のリリース機能の提案
Salesforceは年に3回の大型アップデートが行われています。
その際にリリースされる機能は多岐にわたるため、すべてを確認するのは容易ではありません。
Salesforce Optimizerを使って、組織にとって有用な新機能を確認しましょう。
また、リリースの内容によってはすでに実装されている機能の改修が発生することも。
たとえばApexのAPIバージョンです。
廃止予定のAPIバージョンを使用している場合は、最新のバージョンにアップデートし、必要に応じて廃止される機能を別の機能に置き換える必要があります。
Salesforce Optimizerで近々廃止される予定のAPIバージョンを使用している実装を確認しましょう。
Salesforce Optimizerの実行方法
Optimizerの起動手順
Salesforce Optimizerを実行するのは簡単です。
[設定]メニューから「Optimizer」を検索し、アクセスを許可するだけで組織全体をスキャンできます。
結果は1時間以内に表示され、具体的な推奨アクションと共に提示されます。
結果の分析とアクション
Optimizerのスキャン結果は、状況別に並べ替えられ、最も重要な問題から順に表示されます。
各項目の詳細ページには、その問題に対してどのように対処すればよいか、推奨アクションと関連リソースへのリンクが含まれており、すぐに改善策を実行に移すことができます。
Salesforce Optimizerの考慮事項
Salesforce Optimizerも万能ではありません。
以下のユーザやメタデータは評価の対象外です。
- 管理パッケージからインストールされた項目のメタデータ
- Salesforce に保存したレコードやその他のコンテンツ
- 評価対象外のユーザライセンスを持つユーザ
組織のメンテナンスにOptimizerを活用しよう
定期的な実行の重要性
Salesforceの組織は長く使えば使うほど規模が拡大し、複雑化が進んでいきます。
少なくとも四半期に1回は実行することで、組織を継続的に最適な状態に保つことができます。
まとめ
Salesforce Optimizerは、組織のパフォーマンスを向上させるための不可欠なツールです。
定期的なメンテナンスとクリーンアップを通じて、ユーザー体験を向上させ、組織全体の効率を最大化しましょう。
